Ворота, роллеты, решетки от «Праймер+» — всегда на страже Вашего дома

Адрес: 190121, Санкт-Петербург, Перевозная ул., д. 2
Телефоны: (812) 715-88-65, 715-16-56, 715-44-65

Профессиональное внеофисное хранение документов

Рубрика: Полезные статьи | Опубликовано: 9-12-2017, 21:36

Профессиональное внеофисное хранение документов
К сожалению, в практике современного бизнеса нередко бывают ситуации, когда в офис залезают злоумышленники и похищают не только материальные ценности, но и важные конфиденциальные документы компании. Добавьте к этому риск пожара, затоплений, а также возможность доступа к бумагам сотрудников фирмы, которые вообще-то этого доступа иметь не должны, и вы сможете сделать вывод, что архив, который хранится в офисе, абсолютно ненадежное место.

Но что же делать? Одним из лучших решений на сегодняшний день становится архивное хранение конфиденциальных документов в специально оборудованных для этого хранилищах.

Что собой представляет такое хранилище?

Современный архивохранилища — это специально оборудованные помещения, предназначенные для конфиденциального размещения документов. Эти залы должны обладать следующими параметрами:

  • противопожарная сигнализация и современная система пожаротушения, подходящая для бумажных носителей, это очень важно, так как огонь — самый опасный враг бумаги;
  • охранная сигнализация, которая обеспечивает защиту содержимого от проникновения посторонних лиц и злоумышленников:
  • системы, регулирующие температурно-влажностный и световой режимы, дело в том, что бумага — довольно капризный материал, который может рассохнуться от излишне сухого воздуха, пойти волнами от влажности или просто выгореть от яркого света;
  • профессиональная мебель и аксессуары для хранения: стеллажи, короба, папки, очень важно, чтобы все они были сделаны из материалов, не склонным к образованию плесени, микроорганизмов, распространению насекомых и грызунов, иначе документы могут пасть жертвами биологических существ.

Как обеспечивается конфиденциальность?

Так как в одном хранилище размещаются документы самых разных компаний, приоритетом становится стопроцентная конфиденциальность. Для того, чтобы ее обспечить:

  • все сведения кодируются, данные клиента и состав фонда не обозначаются на коробах и полках, а для того, чтобы найти необходимое, нужен ключ к шифру, так как на физических носителях обозначены только коды, такой подход делает абсолютно нереальной возможность, что человек, чудом попавший в архив, найдет ваши бумаги;
  • каждый клиент составляет список доступа, то есть перечень лиц, которые могут получить доступ к бумагам, лица, которые не входят в этот список (даже если они работают в вашей компании), не могут получить документы.

Как работать с бумагами?

Если у вас возникает необходимость работать с подлинниками, то есть несколько вариантов:

  • вы можете приехать в хранилище и поработать с ними в специально оборудованном кабинете;
  • по предварительному запросу бумаги могут переданы вашему курьеру;
  • нужное дело может быть доставлено в ваш офис;
  • если речь идет о копиях, их могут отправить вам по факсу или электронной почте.

Возможно, Вас заинтересует

Особенности шелкографии

При нанесении печати методом шелкографии необходимо запастись терпением, потому что он не является ...

Цемент м-500 с добавками

Для улучшения технологических характеристик в состав цемента м500 добавляют активные минеральные...

Зачем нужны стеклянные полы и ...

Стекло, как известно, является показателем эстетики и состоятельности. Особенно это касается...

Фабрика чудес у Оранжевых гор ...

№1 Радиолюбитель 1926г. Коммерческая деятельность не в характере Эдисона. Поэтому,...

© 2013 «Праймер+» - продажа ворот

Использование материалов cайта без письменного разрешения и прямой ссылки запрещено.